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La Apariencia del sitio
Administración de Roles indicando permisos a menús y metadatos
Definición de opciones como
envío de correos electrónicos masivos, envío de mensajes de texto, comentarios a los documentos
Definición de Parámetros claves, preguntas para identificar el usuario y Foliación electrónica
Ordenamiento de las Consultas
Filtros compuestos de los datos para consultas y generación de los reportes a excel, pdf, cvs.
Importación de datos desde excel
Exportar datos "seda desde el generador de reportes”.
Foliación electrónica por expediente, clasificación o tipo documental según se requiera.
Cambio de clave
Acceso a las notificaciones
Acceso al log de registros
Visualización de los comentarios a los documentos
Visualización de los usuarios que han ingresado a la plataforma por día Ingreso de los documentos por el indexar de cada registro
Permite construir los metadatos de consulta o captura para las diferentes opciones (Formularios), para lo cual manejo tipo de controles como:
Campos de captura (numérica o alfanumérica)
Campos de selección (enlazado a formularios de captura donde se alimenta las opciones a seleccionar)
Campos de Chequeo: para manejar datos lógicos (Verdadero o Falso)
Campos de formula: permite construir formulas matemáticas o de fecha, condicionadas.
Botones: permiten enlazar otros formularios
Campos de Fecha: permitiendo definir fechas automáticas, con o sin hora
Campos de Textos largos: para observaciones o gran contenido
Campos de imagen: para captura de documentos jpg
Inventario documental
Mapa y control de ubicaciones físicas
Series
Subseries documentales: Se define los periodos de conservación y el procedimiento que se debe seguir
Clasificaciones documentales
Tipo de documentos
Enlace de cada tipo de documentos, con la clasificación y la subserie documental
Definición estructural de la empresa: Áreas, dependencias y cargos
Identificar y controlar las diferentes actividades, identificando el responsable del hacer, el tiempo máximo para ejecutarla, tiempo para notificaciones de recordación, o aviso a jefe inmediato o auditor cuando se cumple el tiempo y no se ha realizado la acción.
Control de las decisiones, acciones, datos y documentos que intervienen en un procedimiento establecido
Indexación
Cargar archivos
Histórico de auditoría
DE CORRESPONDENCIA
Correspondencia Externa (enviada o recibida)
Permite controlar tiempos de respuesta a requerimientos, o vencimientos específicos
Agregar anexos como Audio, video, documentos diferentes a pdf.
Enlazar las diferentes respuesta o encadenar la correspondencia de un mismo asunto.
Lugar de archivado
Definir la plantilla
Crear el anexo automáticamente en Word para tener de referente, en el momento de requerir hacer cambios
Manejar permisos a la generación del documento
general
documental
de documentos
productividad
de tiempo
los procesos