CONFIGURACIÓN BÁSICA

La Apariencia del sitio 

Administración de Roles indicando permisos a menús y metadatos

Definición de opciones como
envío de correos electrónicos masivos, envío de mensajes de texto, comentarios a los documentos

Definición de Parámetros claves, preguntas para identificar el usuario y Foliación electrónica
GENERALIDADES DE LA APP
Organizar la visualización de las consultas
Ordenamiento de las Consultas
Filtros compuestos de los datos para consultas y generación de los reportes a excel, pdf, cvs.
Importación de datos desde excel
Exportar datos "seda desde el generador de reportes”.
Foliación electrónica por expediente, clasificación o tipo documental según se requiera.

ADMINISTRATIVO GENERAL
Reinicio de clave de acceso
Cambio de clave
Acceso a las notificaciones
Acceso al log de registros
Visualización de los comentarios a los documentos
Visualización de los usuarios que han ingresado a la plataforma por día Ingreso de los documentos por el indexar de cada registro


CONSTRUCTOR DIGITAL

Permite construir las opciones de menú y submenús que desee o requiera la entidad.

Permite construir los metadatos de consulta o captura para las diferentes opciones (Formularios), para lo cual manejo tipo de controles como:
            Campos de captura (numérica o alfanumérica)
            Campos de selección (enlazado a formularios de captura donde se alimenta las opciones a seleccionar)
            Campos de Chequeo: para manejar datos lógicos (Verdadero o Falso)
            Campos de formula: permite construir formulas matemáticas o de fecha, condicionadas.
            Botones: permiten enlazar otros formularios



            Campos de Fecha: permitiendo definir fechas automáticas, con o sin hora
            Campos de Textos largos: para observaciones o gran contenido
            Campos de imagen: para captura de documentos jpg
DISPOSICIÓN FINAL

Control de tiempos de conservación, generando actas de eliminación o transferencia.
Inventario documental
Mapa y control de ubicaciones físicas
ADMINISTRATIVO DOCUMENTAL

Identificación del fondo documental
Series
Subseries documentales: Se define los periodos de conservación y el procedimiento que se debe seguir
Clasificaciones documentales
Tipo de documentos
Enlace de cada tipo de documentos, con la clasificación y la subserie documental
Definición estructural de la empresa: Áreas, dependencias y cargos
TRÁMITE O WORKFLOW

Permite la caracterización de los procedimientos

Identificar y controlar las diferentes actividades, identificando el responsable del hacer, el tiempo máximo para ejecutarla, tiempo para notificaciones de recordación, o aviso a jefe inmediato o auditor cuando se cumple el tiempo y no se ha realizado la acción.

Control de las decisiones, acciones, datos y documentos que intervienen en un procedimiento establecido
DIGITALIZACIÓN Escaneo
Indexación
Cargar archivos
Histórico de auditoría
RADICACIÓN: MÓDULO MANEJO
DE CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna
Correspondencia Externa (enviada o recibida)
Permite controlar tiempos de respuesta a requerimientos, o vencimientos específicos
Agregar anexos como Audio, video, documentos diferentes a pdf.
Enlazar las diferentes respuesta o encadenar la correspondencia de un mismo asunto.
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Modifica las versiones y los formatos que se entregan inicialmente o a petición.
Lugar de archivado
Definir la plantilla
Crear el anexo automáticamente en Word para tener de referente, en el momento de requerir hacer cambios
Manejar permisos a la generación del documento
MÓDULOS Constructor digital Generalidades de la aplicación Disposición final Trámite Workflow Radicación Configuración básica Administrativo
general
Administrativo
documental
Digitalización Producción
de documentos

Mayor
productividad
Ahorro de costos (espacio, tinta, papel, impresora) Ahorro
de tiempo
Mejora de ROI Mejora en
los procesos
Reducción de los tiempos y costos de operación de los procesos de creación
Reduccion del riesgo profesional
BENEFICIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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